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关于印发《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》的

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关于 印发 中国石油 西南 油气田 分公司 公文 处理 办法
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— 1 — 关于印发《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》的通知分公司所属各单位、机关各处(部)室:为了加强公文管理工作,规范公文处理程序,提高公文办理质量和效率,现将修订后的《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》印发给你们,请依照执行。特此通知。附件:1. 中国石油西南油气田分公司公文处理办法西 南 油 气 田 分 公 司 文 件西南司办〔 2014〕18 号中 国 石 油 天 然 气股 份 有 限 公 司— 2 — 2014公11公20公公公公公公公公公2. 发文管理流程3. 收文管理流程抄送:分公司领导,助理,副总师。西南油气田分公司总经理办公室 2014 年 11 月 20 日印发— 3 — 附件 1中国石油西南油气田分公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为了加强中国石油西南油气田分公司(以下简称分公司)公文管理工作,规范公文处理程序,提高公文办理质量和效率,参照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕 14 号)、《中国石油天然气股份有限公司公文处理办法》(石油办字〔2012〕353 号),结合分公司工作实际,制定本办法。第二条 本办法适用于分公司机关和所属单位。控股公司、参股企业参照执行。第三条 分公司公文,是各级机关在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书;是传达贯彻党和国家方针政策,贯彻集团公司党组和股份公司管理层各项规定;发布规章制度,请示和答复问题;指导、布置和商洽工作;报告情况,通报和交流情况等的重要工具。第四条 分公司公文处理指公文的拟制、办理、归档、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 分公司公文处理工作的原则:实事求是、准确规范、精简高效,安全保密。— 4 — 第六条 总经理办公室(党委办公室)是分公司公文处理工作的归口管理部门,主管分公司机关的公文处理工作,并对所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位办公室或综合部门负责本单位的公文处理工作,保证其高效运转。第二章 公文种类和格式第七条 分公司常用文种有 9 个:请示、报告、意见、函、通知、批复、决定、通报、纪要。按照行文方向,分为上行文、平行文、下行文。其中,上行文主要使用“请 示” 、“报告”,平行文使用“函 ”,下行文主要使用 “通知”、 “批复”、 “决定” 、“通报”、 “纪要”, “意见”既可用于上行文,又可用于下行文。第八条 9 个常用文种的主要适用范围:(一)请示。用于向上级单位请求指示、批准。(二)报告。用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。(三)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。(四)函。用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。(五)通知。用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。(六)批复。用于答复下级单位请示事项。(七)决定。用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。— 5 — (八)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(九)纪要。用于记载会议主要情况和议定事项。第九条 公文格式应符合《党政机关公文格式》( 9704—2012)的相关规定,做到要素齐全,字体、字号规范等要求。第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。第三章 行文规则第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。第十二条 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。第十三条 除人事处(组织部)就干部任免、劳资处就机构批复、规划计划处就办公投资计划等需向分公司机关处(部)室印发部门文件外,分公司机关各部门之间一般不得以正式文件格式相互行文。第十四条 机关处(部)室之间不联合行文。发文事项涉及多个部门时,由主办部门办文,并会签相关业务部门。第十五条 上行文的 “主送机关”和“抄送机关” 拟写应遵循以下规则:— 6 — (一)“请示 ”、“报告”等上行文原 则上只主送一个上 级单位,不得多头主送,也不抄送同级或下级单位,根据需要可以抄送相关上级单位。(二)各单位向分公司报送上行正式文件,主送机关应为“西南油气田分公司”,一般不得直接主送机关处(部)室;机关处(部)室要求报送的单项业务工作总结、情况报告等情况除外。第十六条 上行文的拟写应遵循以下规则:(一)不得将“请示” 和 “报告”混用。(二)“请示 ”应做到一文一事。 请示的事 项应具体明确,提出本单位的倾向性处理意见。(三)“报告 ”中不得夹带请 示事项。 “报告”中若涉及请示事项,应另行“请 示” 文件,与 “报告”严格区分。第十七条 转发上级的文件,不得同时又抄送上级机关。第十八条 行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容;必要时党委、行政可以联合行文;为沟通信息,党委、行政还可以相互抄送公文。第四章 发文办理第十九条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括公文起草、会签、审核、签发、复核、登记、校对、印制、用印、发送等程序。第二十条 起草。公文起草应当做到:(一)行文关系、行文规则符合国家及股份公司、分公司公文— 7 — 管理的规范要求。(二)结构 合 理 ,主 旨 明 确 ,重 点 突 出 ,层 次 清 楚 ,能 完 整 、准确地体现发文单位的意图,并与现行有关公文相衔接。(三)公文内容应围绕中心工作,分析问题实事求是,所提措施、办法切实可行,突出指导性和可操作性。(四)坚持少而精的原则,严格控制发文数量。(五)内容 简 洁 ,语 法 无 误 ,逻 辑 严 密 ,文 句 通 顺 ,无 错 漏 别 字 ;人 名 、地 名 、数 字 、机 构 名 称 、计 量 单 位 、标 点 符 号 等 准 确 无 误 ,篇幅 力 求 简 短 。公 文 中 如 使 用 非 规 范 化 简 称 ,应 先 用 全 称 并 注 明 简称 。使 用 国 际 组 织 外 文 名 称 或 其 缩 写 形 式 ,应 在 第 一 次 出 现 时 注明 准 确 的 中 文 译 名 。引 用 公 文 应 先 引 标 题 ,后 引 发 文 字 号 。(六)文种正确,体例格式规范。应严格按照内容和行文关系确定公文文种。(七)公文起草部门应加强工作的计划性和前瞻性,杜绝人为形成紧急公文。对紧急公文,必须给公文审核、领导签发留出至少半个工作日的时间,确保公文质量。(八)各单位负责人应主持、指导重要公文的起草工作。第二十一条 会签。公文内容若涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应与有关部门协商办理,并履行会签程序。会签应注意以下问题:(一)主办部门应主动与有关部门协商会签,取得一致意见后方可行文;如不能取得一致的,主办部门须列明各方理据,提— 8 — 出建设性意见,并与有关部门会签后报上级负责人裁定。(二)会签部门应在规定时限内给予答复,不能在规定时限内答复的,应及时与主办部门沟通,协商办理。第二十二条 审核。公文送单位领导签发前,由所在单位办公室进行审核。应建立业务部门(拟稿部门)、办公室、单位负责人三级审核把关制度,即拟稿人拟写完初稿后,须先经业务部门负责人审核把关,然后由办公室进行语言文字、体例格式等审核,最后经单位负责人审核签批。公文审核的重点是:(一)是否确需行文,是否符合本单位职责定位,行文方式是否恰当等。(二)是否符合党和国家的路线、方针、政策及股份公司、分公司有关规定;提出的政策建议和新出台的政策规定,是否与现行的政策规定相统一、相衔接,是否切实可行。(三)行文主旨是否清晰;重点是否突出,逻辑结构是否合理;语言表述是否规范、准确;计量单位是否符合标准;数字、结构层次序数等是否规范。(四)涉及其他部门职责范围的事项,是否经过协商并取得一致意见,会签部门是否齐全。(五)文种使用是否恰当,体例格式是否符合国家标准,各要素标识是否准确,办文依据是否齐全等。公文审核中,如需对文稿作较大修改,应与拟稿部门协商或— 9 — 请其修改;修改后的文稿须由拟稿部门领导再次确认,核稿人员应当进行复核。第二十三条 签发。公文应经本单位具有签发权的负责人审批签发。公文签发应注意以下问题:(一)签发人签发公文,应签署意见、姓名和完整日期;圈阅或签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位负责人会签。(二)公文一经签发即具有法定效力,未经签发人同意,任何人不得擅自变更或修改。(三)公文应先送办公室审核,再送单位负责人签发,不可“先 签 后核 ”,倒走流程。第二十四条 复核、登记、校对、印制、用印、发送。公文印发前,办公室应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;复核后统一编号、登记相关信息并送印;印制前,应由拟稿人进行校对,校对文件必须以原稿为准,不得随意改动,如需改动,应与办公室核稿人联系,报经签发人批准;公文印制必须确保质量和时效,涉密公文应当在符合保密要求的场所印制;印制后的公文应加盖(套印)相应印章后发送;印制份数、红章打印份数必须周密计划,严防滥印、滥发。第五章 收文办理第二十五条 收文办理的工作程序主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办、催办等。— 10 — 第二十六条 凡主送给分公司党委、分公司的正式公文,一律交办公室统一签收、启封、登记、送批、分送或交办。第二十七条 签收。对收到的公文应逐件清点,核对无误后方可签收,并注明签收时间。第二十八条 登记 。对 公 文 的 主 要 信 息 和 办 理 情 况 应 详 细 记载 。第二十九条 审核 。对 收 到 的 来 文 应 进 行 审 核 ,审 核 的 重 点 是 :(一)是否应由本单位办理。(二)是否符合行文规则。(三)内容是否符合国家法律、法规及股份公司、分公司有关规定。(四)公文种类、体例格式是否规范,有关附件是否齐全等。对不应由本单位办理或不符合规定的来文,经办公室负责人同意后,应及时退回来文单位。第三十条 拟办。办公室对来文提出拟办意见。提出拟办意见应做到:(一)拟办意见准确,文字表述简明扼要。(二)对内容较为复杂、办理难度较大的来文,可先商有关部门后再提出拟办意见。(三)需要两个以上部门办理的事项,应明确主办部门;主办部门为公文办理的责任部门;紧急公文,应明确办理时限。— 11 — 第三十一条 批办。领导同志对来文进行批示,有具体请示事项或需办理事项的,主批人应明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项或需办理事项的,圈阅表示已阅知。第三十二条 承办。承办部门应根据拟办和批办意见,对公文进行及时处理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限办理,确有困难的,应及时说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的,应及时退回交办部门。主办部门应主动与协办部门沟通情况,交换意见,并负责将办理结果及时通报协办部门;协办部门应顾全大局,主动配合,有效协助主办部门共同完成任务。第三十三条 传阅。根据领导批示和工作需要,应将公文及时递送传阅对象阅知或者批示,不得漏传、误传、延误。第三十四条 催办。办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结,紧急公文或者重要公文应由专人负责催办,一般公文定期催办。第六章 公文归档第三十五条 各单位应当遵守《中华人民共和国档案法》、股份公司、分公司档案管理有关规定,明确归档范围,在公文办理完毕后及时收集、整理和归档,正确划定保管期限,定期移交档案管理部门。个人不得保存应归档的公文。第三十六条 归档公文应当齐全、完整、准确。整理应当遵循文件形成规律,区分保管期限,保持文件间有机联系。— 12 — 第三十七条 对于两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。第三十八条 拟制、修改和签批公文,字迹应耐久,纸张材料必须符合股份公司、分公司的归档要求。 第七章 公文管理第三十九条 各单位应结合实际,建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,发挥公文效用。第四十条 公文应由单位办公室、综合部门集中统一管理。凡 送 分 公 司 的 公 文 ,除 领 导 同 志 亲 启 件 外 ,均应由总经理办公室(党委办公室)统一接收、启封、登记和分发处理。第四十一条 各单位应建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。第四十二条 公文管理应严格执行国家保密法律、法规和集团公司商业秘密管理规定,确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。公文确定密级前,应按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或其上级单位决定。第四十三条 公文的印发传达范围应按照发文单位的要求执行;需要变更的,应经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序,公开发布的时间、形式和渠道由发文单位确定。— 13 — 第四十四条 涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或收发件单位机要收发人员进行传递。向国(境)外发送公文需遵守国家有关保密法规和集团公司、股份公司有关规定,明确知悉范围,不得随意复印、翻印并带往国(境)外。第四十五条 复印、汇编集团公司商业密级及国家机密级、秘密级公文,应当符合有关保密规定。复印、汇编的公文视同原件进行管理。复印涉密文件,必须严格审批登记制度,复印件应加盖复印单位戳记,并指定专人管理。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注,印送范围按编入公文的最高发布层级确定。第四十六条 公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位根据职权范围决定。公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起失去效力。第四十七条 不具备归档和存查价值的公文,经鉴别后由本单位办公室负责人批准,可以销毁。未经清理鉴别和审核批准,任何单位和个人不得私自销毁公文。销毁公文必须到保密主管部门指定的场所,由两人以上负责监销,确保不丢失、不漏销。销毁涉密公文,应按保密规定进行。第四十八条 机构、部门(单位)合并时,全部公文应随之合并管理;部门(单位)撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职,应督促其将暂存、— 14 — 借用的公文按照有关规定移交、清退。第四十九条 新设立的机构应向所在单位办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,内部机构合并或撤销时,相应进行调整。第八章 附 则第五十条 四川石油管理局、分公司各级党委、纪检委、工会、团委,以及各专业委员会、专项工作领导小组等非常设办事机构的公文处理工作,参照本办法执行。第五十一条 本办法由分公司总经理办公室(党委办公室)负责解释。第五十二条 本办法自印发之日起施行。原《中国石油西南油气田分公司公文处理办法》(西南司办〔 2007〕5 号)同时废止。
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